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■あらためてプロジェクトマネジメントを解説します。■編集後記:6月は、「説明会」を随時開催します■解説:スコープマネジメントとは?

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PMP(R)試験対策                       20170616
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■あらためてプロジェクトマネジメントを解説します。
■解説:スコープマネジメントとは?
■編集後記:6月は、「説明会」を随時開催します
有限会社システムマネジメントアンドコントロール
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野村です。今年の1月頃、このメルマガで、数年ぶりに解説を書き始めましたが、「なんとなくしっくりこなかった」ので、再スタートしたいと思います。

普段、試験対策などでは、PMBOK(R)ガイドやPMP(R) Examination Content Outlineなど、PMIのドキュメントに沿った形で解説していますが、メルマガでは違う方法で解説したいのです。

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■あらためてプロジェクトマネジメントを解説します。
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どのように解説しようか、モヤモヤしていましたが、先日、プロジェクトマネジメントのプロセスを自分で分解してみる(http://smc-ls.jp/2017/05/■プロジェクトマネジメントのプロセスを自分で-2/ or http://archives.mag2.com/0000120232/20170511232642000.html)、という記事を書いてみたところ、この分解したものを、きちんと解説するのが一番しっくり来る、と、感じました。
早速、スコープについて、書き始めてみます。

■解説:スコープマネジメントとは?
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さあ、それでは、スコープマネジメントの全体を説明しましょう。部分よりも全体から入ります。まずはスコープ全体と学習上のコツを説明し、次回以降、個別の解説をしましょう。

スコープマネジメントは、プロジェクトマネジメントの中核に位置する概念です。PMP(R)試験に向けて、なるべく初期に理解してしまったほうが良いでしょう。

スコープマネジメントは、「やるべきことをやる」「やるべきこと【だけ】やる」ために存在しています。かなりドライに、やるべきことの範囲を捉えます。
私たちは、日々、スコープマネジメントを行っていますが、多くの実務と、PMP(R)に求められるスコープマネジメントでは、【細かく捉える意識】が違います。普段、意識していないようなところまで、細かくスコープ(ここではプロジェクトスコープ=何を為すべきか)を捉え、ハンドリング(細かくコントロール)しなければなりません。また、WBSという用語も、正しく定義し直して下さい。多くの実務では、アクティビティリストやスケジュールをWBSと呼んでいます。これは間違った実務経験で是正したほうが良いでしょう。
スコープは、プロダクトスコープと、プロジェクトスコープの2つを包含しています。冒頭からいきなり概念の話で恐縮ですが、ここは言葉の定義をしっかり行いましょう(用語は後述)。

●学習方法:
スコープマネジメントは、WBSなど、馴染みのあるところから学習しましょう。しかし、スコープコントロールにおける、計画からの乖離の識別や、スコープマネジメント経験などは、個人の経験の差がとても大きいところです。実務とギャップがあります。「きちんと読んでから、一度やってみる」ことで、実務経験と知識のギャップに気付いて下さい(実務のほうが一般的に甘いようです)。

●合格のためのポイント:
・どのようなスコープマネジメントを行うか、事前に、スコープマネジメント計画で計画します。多くの実務では省略されてしまっています。これは実務が甘い、と、思います。
・作業を始める前に、スコープを決める、という原則です。
・WBSは必ず作られます。また、WBSを必ず作り、優先的に扱います(リーンスタートアップや、顧客開発モデルをベースとした一部のプロジェクトでは、WBSを作らない極端なケースもありますが、PMP(R)試験に向けては、WBSを必ず作り、スケジュールやコストよりも先にマネジメントする、と、考えます)。
・為すべき作業がちゃんと行われたか、また、小さくてもスコープが逸脱していないか、コントロールします。計画されていない、不要な活動は、行われません。余裕を作り、楽をするためのマネジメントを行います。
・過剰な品質、過剰な機能、ゴールドプレートは禁止です。
・未確定、リスク対応、見落としを、区別します。未確定、リスク対応、見落としを、その都度細かく認識していくために、段階的詳細化を行います。
・スコープマネジメントは、発注者側(買い手)なのか、受注者側(売り手)なのかによって、印象が大きく異なるります。まずは、両方の立場に立ってみましょう。

●スコープマネジメントのプロセス
さて、スコープマネジメントのプロセスを細かく分解・定義し、スコープマネジメントの全体像を把握してみましょう。ガイドへの紐付けも行います(()内はガイドのセクションを意味しています)。
・スコープマネジメント計画書作成(5.1)
スコープマネジメントについて5W2Hで計画します。
・要求マネジメント計画書作成(5.1)
要求の取り扱いについて5W2Hで計画します。
・要求収集(5.2)
要求を文書化します。
・スコープ記述書作成(5.3)
プロジェクトチームにとっての中核的な文書、スコープ記述書を作成します。
・WBS作成(5.4)
作業=プロジェクトスコープを構造化した、WBSを作成します。
・スコープコントロール(5.6)
作業のズレや漏れをコントロールします。
・スコープ変更管理(5.6)
スコープ変更を取り扱います。
・スコープ検証(5.5)
スコープの受入(いわゆる納品)を行います。
(細かくは、次号以降で解説します。)
スコープマネジメントのプロセスは、他の知識エリア同様、「計画し、乖離と変更をコントロールする」という枠組みです。タイムやコストとほぼ同じ構造をしていますので、タイム・コストと同時に学習するのも良いでしょう。

●重要用語
・プロダクトスコープ(成果物スコープ)
「達成すべきモノの特性や特徴や機能の範囲」です。
成果物スコープ記述書、設計図面、設計図書、要求文書、など様々な形式で表現されます。物作りでは、プロダクトスコープは必要となります。

・プロジェクトスコープ
「達成するために行わなければならないことの範囲」です。
スコープ記述書、WBS、アクティビティリストなどで表現されます。その、成果物スコープをどう達成するか、何を為すべきか、を、計画します。

・スコープ
プロダクトスコープとプロジェクトスコープを合わせて、スコープ、と、呼びます。

スコープマネジメント全体は、以上です。皆様からの質問をお待ちしています。

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■本の読み方(2)■「WBS(Work Breakdown Structure)」■編集後記:監査が厳しくなった模様です!

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■本の読み方(2)
■「WBS(Work Breakdown Structure)」
■編集後記:監査が厳しくなった模様です!
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野村です。今回は、少し細かい用語を説明してみます。
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■本の読み方(2)
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前号では「本は二度読む」ということをお伝えしました。一度読んだだけではかならず誤読するため、二度以上読まなければならないのです。

「そんなの読む暇無い」という人がいます。しかし、問題集よりも基礎力である幅広い読書を先に行っておくべきです。それも、二度以上。では、どうしたらよいでしょうか?

結論は、「超高速に、通して読む」です。拾い読みや流し読みにならない程度の速度で、最初から最後まで、戻らずに通して読みます。

二度以上の通読を行います。二度目は一度目よりも、「かならず速く読める」はずです。最初から高速に読むことで、二度読んでも、ゆっくり一度読むよりも、速く、しかも、無いようを理解して読むことができます。

こうすることにより、「効率良く」、「誤読が少ない状態」が脳内に構成されてきます。

二度以上読むために、速く読む。こうした考え方で、速読に取り組んでみましょう。弊社の速読トレーニングのコースでは、具体的なやり方を示しています。まずは、「戻らずにどんどん先に行く」という読み方を試してみて下さい。それだけでも、十分速度は上がると思います。

本を読む習慣の無い方、本の読み方を知りたい方、お気軽にご質問下さい!

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■「WBS(Work Breakdown Structure)」
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前回はマクロな用語でしたので、今回は細かい用語を解説します。お馴染みWBSです。

●定義
PMBOK(R)ガイドの用語集から引用します。
*Work Breakedown Structure:”A hierarchical decomposition of the total scope of work to be carried out by the project team to accomplish the project objectives and create the required deliverables.(プロジェクト目標を達成し、必要な成果物を作成するために、プロジェクトチームが実行する作業の全範囲を段階的に要素分解したもの)”

さて、ここで、英語も日本語も、どちらもPMBOK(R)ガイド第五版から引用していますが、翻訳の課題に気付きます。翻訳というのは本当に大変なのです。
hierarchical decompositionは、「階層的に分解したもの」であって、段階的に要素分解したもの、ではありません。まず、段階的は、階層的の誤りです。ステップを踏みながら、あるいは、フェーズを踏みながら、が、プロジェクトマネジメントにおいては段階的であるべきです(余談ですが、プロジェクトの特徴を示す段階的詳細化という用語がありますが、その言葉はガイドではProgressive Elaborationです)。また、要素分解という言葉も奇妙です。日常的な言葉として要素分解というような言い方はしません。WBSは分解しながら作るものであって、要素分解して作るものではありません。それに、英語では、ドコにも【要素】を示す言葉が使われていません。さらに細かい事を言えば、total scopeを全範囲と訳すならば、scopeは常に範囲と翻訳・・・まあ、そこは言い過ぎですかね。

では内容について。プロジェクトチームが実施する全ての作業、つまり、プロジェクトスコープを、分解し、階層化して表現したもの、ということです。作業、活動を、細かくし、大項目中項目小項目という形で、構造化して表現したもの、ということです。

●どのように使われるのか
WBSは、プロジェクトスコープ記述書(Project Scope Statement)などから作られます。どちらも、プロジェクトマネジメント計画の中核となります。

WBSは、プロジェクトマネジメント計画書作成時、様々な知識エリアにおいて、参照され、それぞれの知識エリアの計画作成に用いられます。スコープ、タイム、コストだけでなく幅広く用いられるという特徴があります。
スケジュールマネジメント計画書、アクティビティ定義
コストマネジメント計画書、見積、予算
品質マネジメント計画書
人的資源マネジメント計画書
リスクマネジメント計画書
リスク識別
調達マネジメント計画、ほか

WBS=【構造化された為すべき事】から、どうプロジェクトをマネジメントするかを検討し、各種マネジメント計画書が作成され、また、アクティビティ、見積、予算、リスクなどが求められている、ということになります。

スコープマネジメント知識エリアにおいては、いわゆる納品と、スコープコントロールの2つのコントロールで用います。納品時には、プロジェクトスコープが達成されたかどうか、また、日々のスコープコントロールでは、活動に逸脱が無いか、コントロールされます。

●どのように学習するか
WBSやWBSの作成に関連して、多くの用語が登場します。スコープベースライン、WBS辞書、ワークパッケージ、コントロールアカウント、コントロールアカウントプラン(CAPSs)など、です。特にコントロールアパカウントプランは、PMP(R)試験向けに独特の使われ方をするので要注意です。

ガイドに従い、書いてみることを強くお勧めします。実際に書いてみると、多くの人が自然に書いてているWBSよりも、ガイドが示すWBSは、少し範囲が広くなります。具体的には、WBSに「プロジェクトマネジメント」を入れ忘れている実務者が多いようです。こうしたギャップを是非体感してみてください。

また、WBSを作成するときには、PMIが出版している「WBS実務標準(Practie Standard for Wrok Breakdown Structures)」(第二版)が役立ちます。PMI会員であれば、英語版PDFをダウンロード可能です。

■編集後記:監査が厳しくなった模様です!
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昨年末から年明けの間に、お二人の方が、受験申請後の監査でrejectされました。$100の手数料が引かれ、受験料は返金され、すぐに再度申請できるようです。しかし、監査の手間と時間と$100は大きいので、申請時には、handbookをキチンと読んでから、丁寧に作文する必要がありそうです。

ではまた次号。

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【PMP(R)試験対策 361号】
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    PMI、PMP、PMBOKは、米国プロジェクトマネジメント協会PMI (Project
    Management Institute, Inc.)の登録商標です。
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プロジェクトマネジメントの中核、スコープ

現在のPMBOK(R)ガイドの中心には、スコープという概念があります。スコープから、タイム、コスト、他、あらゆる要素が決まって行きます。PMP(R)を目指す上でも、大切な概念の一つです。
スコープは、成果物スコープとプロジェクトスコープを包括しています。成果物スコープは、スペック、プロジェクトスコープは、なすべきこと、です。
これらをデザインしていくことが、プロジェクトマネジメントでは求められます。

プロジェクトによっては、非常に高速に成果物スコープが変換していくことがあります。新製品開発におけるPIVOTが起これば、成果物スコープは変わっていきます。プロジェクトによってはプロジェクトスコープは図面通りの場合があります。請負でトンネルを掘る場合、ほぼ図面通りです。

プロジェクトスコープは、なすべきこと、です。リスク対応も、マネジメント活動も、チーム形成活動も、全て含まれます。図面通りと決まっていても、それをどのように達成するかは、都度考えなければなりません。

わたしが掘っていたトンネルでは、破砕帯と呼ばれるおそろしく脆いところを掘り進みました。その場合、なすべきことは、変わります。リスク対応によるスコープの変更です。

さて、スコープはスコープ記述書に、なすべきこと=成果物一覧、という形式で記述され、さらにWBSという形式で構造化されます。こうしてスコープベースラインが作られます。

日常的には、スコープのずれが管理されます。とはいえ、多くのケース、スコープのずれより、スケジュールのズレが優先的にフォーカスされます。これは非常に危険です。なぜなら、スコープのズレがスケジュールのズレを生じさせて居る可能性があるからなのです。パフォーマンスが低いことが、遅れを生じさせて居るだけではなく、身勝手な計画外の活動(しかも大抵リスクと錯覚している)が、スコープを無意識に増大させているのです。「今週は追加の検討があって・・・・遅れました」、でもそれって、変更ですか?リスク対応ですか、見落とし(計画漏れ)ですか?

こうした一連の活動は、全て、スコープマネジメント計画書に記述されています。XXXXマネジメント計画書は極めて重要なのです。

さて。考えてみましょう。なぜ「スコープ」なのでしょう?スコープとは「範囲」です。範囲の内外を「捉える」ことで、初めてスコープを認知できます。詳しくは試験対策でお話しします!